廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為首批企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)試點，解決了業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件在線歸檔、電子文件四性檢測、電子檔案長期保管等技術(shù)難題，在利用具有企業(yè)特色的電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)設(shè)計圖紙在線單套歸檔和工作模式轉(zhuǎn)變方面具有創(chuàng)新性。并于2020年8月通過國家檔案局驗收。
廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院企業(yè)數(shù)字平臺
全國首批，全省首家企業(yè)數(shù)字檔案館（室）
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項目簡介
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項目亮點
工程項目檔案與綜合檔案管理并駕齊驅(qū)：依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建文書、聲像等檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程的同時根據(jù)工程項目檔案的特點，獨立構(gòu)建工程項目檔案采集-管理-利用業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)數(shù)字化管理。
貼合業(yè)務(wù)模式的利用平臺：不同于管理平臺的權(quán)限體系采取用戶+角色的模式，實現(xiàn)利用權(quán)限的精準(zhǔn)定位，提供多級審批機制，建立嚴(yán)格的檔案利用機制，提供充分、完整的檔案利用服務(wù)。
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項目成果
經(jīng)國家檔案局評估，廣東水電院通過本次試點大幅降低了庫房使用成本，釋放了庫房空間；降低了圖紙出版成本，按近幾年每年新歸檔4000卷報告、2萬張圖紙計算，僅此一項每年可節(jié)約20萬元；節(jié)約人力成本，檔案管理中心每年至少節(jié)約人力成本50萬元，同時有效為設(shè)計人員減負(fù)，方便設(shè)計人員的工作。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)為企業(yè)帶來了顯著的經(jīng)濟效益和管理效益，檔案服務(wù)中心工作作用更加凸顯。